Regulamin zgłoszeń
Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych
oraz podejmowania działań następczych w Gminie Gidle
§ 1 Definicje
W ramach niniejszego dokumentu stosuje się następujące definicje:
1. Działanie następcze – działanie podjęte przez organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
2. Działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.
3. Informacja o naruszeniu prawa – informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.
4. Informacja zwrotna – przekazana sygnaliście informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
5. Kanał zgłoszenia – ustanowione techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia zewnętrznego.
6. Organ publiczny – Wójt Gminy Gidle (z siedzibą: 97-540 Gidle, ul. Pławińska 22).
7. Osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana.
8. Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona.
9. Osoba powiązana z sygnalistą – osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownik lub osoba najbliższa sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny, tj. małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, powinowaty w tej samej linii lub stopniu, osoba pozostająca w stosunku przysposobienia oraz jej małżonek, a także osoba pozostająca we wspólnym pożyciu.
10. Postępowanie prawne – postępowanie toczące się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności postępowanie karne, cywilne, administracyjne, dyscyplinarne lub o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, albo postępowanie toczące się na podstawie regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności antymobbingowych.
11. Procedura – niniejsza procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Gminie Gidle.
12. Ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej.
13. Ustawa – Ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz. U. z 2024 r. poz. 928).
14. Sygnalista – osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym w szczególności: pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysta, wolontariusz, praktykant.
15. Zespół ds. naruszeń – wyznaczone w Urzędzie Gminy w Gidlach bezstronne osoby do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych oraz uprawnione do podejmowania działań następczych.
16. Zgłoszenie zewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich (poprzez formularz online udostępniony na stronie: https://bip.brpo.gov.pl, poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą na platformie ePUAP: /RPO/SkrytkaESP lub pocztą elektroniczną na adres e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl) albo Organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.
§ 2 Postanowienia ogólne
1. Celem procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Gminie Gidle (zwanej dalej: Procedurą) jest ochrona osób zgłaszających oraz skuteczna identyfikacja i eliminacja naruszeń prawa.
2. Osoba posiadająca wiedzę na temat naruszenia dokonująca zgłoszenia lub ujawnienia publicznego (zwana dalej: Sygnalistą) podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że miała uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
3. Organ publiczny (Wójt Gminy Gidle) gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, osoby której dotyczy zgłoszenie, świadka naruszenia oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
4. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w pkt 3 powyżej, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie wydane przez Organ publiczny. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
5. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego, aczkolwiek zaleca się, aby w pierwszej kolejności skorzystać z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a Sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.
6. Organ publiczny nie obsługuje informacji o naruszeniu prawa przesyłanych anonimowo.
7. Dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego Organ publiczny zapewnia dostępność poufnej porady. Osobami upoważnionymi do udzielenia poufnej porady są członkowie Zespołu ds. naruszeń.
8. Organ publiczny dokonuje regularnego przeglądu Procedury, nie rzadziej niż raz w roku.
§ 3 Przedmiot zgłoszenia naruszenia prawa
1. Przedmiotem zgłoszenia naruszenia prawa mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa w zakresie dziedzin określonych w art. 3 ust. 1 Ustawy.
2. Zgłoszenie naruszenia prawa powinno zawierać w szczególności:
a) Nazwę podmiotu prawnego, którego dotyczy zgłoszenie;
b) Datę dokonania zgłoszenia;
c) Przedmiot naruszenia prawa;
d) Datę oraz miejsce naruszenia;
e) Opis okoliczności naruszenia;
f) Dane osoby, która dopuściła się naruszenia;
g) Wskazanie ewentualnych świadków naruszenia;
h) Wskazanie wszystkich dowodów i informacji jakimi dysponuje Zgłaszający/Sygnalista, które mogą się okazać pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia;
i) Adres do kontaktu – w celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej.
3. Jeżeli w zgłoszeniu zewnętrznym nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych Organ publiczny nie realizuje obowiązku:
a) poinformowania Sygnalisty o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego,
b) przesyłania Sygnaliście potwierdzenia jego przyjęcia,
c) wydania Sygnaliście zaświadczenia potwierdzającego, że podlega on ochronie,
d) poinformowania Sygnalisty o niepodjęciu działań następczych,
e) przekazania Sygnaliście informacji zwrotnej,
f) poinformowania Sygnalisty o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.
§ 4 Kanały zgłoszeń zewnętrznych
1. Sygnalista może dokonywać zgłoszeń za pośrednictwem następujących kanałów komunikacji przyjętych przez Organ publiczny na potrzeby przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych:
g) system informatyczny (whistleblowingowy) w ramach, którego pod adresem https://gidle.sygnalizuj.pl/pl udostępniony został formularz online do składania Zgłoszeń zgodnie ze wskazówkami wskazanymi w systemie; każde zgłoszenie otrzymuje swój indywidualny numer udostępniany Sygnaliście, dzięki któremu Sygnalista otrzymuje wgląd do procesu przyjmowania Zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych przez Organ;
h) w formie listownej na adres: Urząd Gminy w Gidlach, ul. Pławińska 22, 97-540 Gidle, z dopiskiem na kopercie „Zespół ds. naruszeń – do rąk własnych”;
i) osobiście do Zespołu ds. naruszeń – na wniosek Sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku w sposób wskazany w pkt 1 lit. b powyżej; w takim przypadku za zgodą Sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez Zespół ds. naruszeń, a Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
4. Przyjęte przez Organ publiczny kanały komunikacji zapewniają kompletność, poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych, są niezależne od kanałów komunikacji wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności Organu oraz pozwalają na przechowywanie informacji w sposób trwały w celu umożliwienia prowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego.
5. W przypadku próby zgłoszenia innym kanałem niż przewidziany w niniejszej Procedurze, np. telefonicznie, należy poinformować zgłaszającego o dopuszczalnym kanale dokonywania zgłoszeń i zakończyć rozmowę.
§ 5 Przyjmowanie zgłoszeń oraz działania następcze
1. Zgłoszenia zewnętrzne są przyjmowane przez upoważnionych przez Organ publiczny członków Zespołu ds. naruszeń, powołanych zarządzeniem, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszej Procedury.
2. W sytuacji, której zgłoszenie dotyczy członka Zespołu ds. naruszeń osoba taka zostaje wyłączona z procesu rozpatrywania zgłoszenia, które jej dotyczy. W przypadku wyłączenia członka Zespołu ds. naruszeń Organ publiczny wyznaczy i upoważni inną osobę do wykonania czynności związanych z rozpatrzeniem zgłoszenia, jeśli pozostali członkowie Zespołu ds. naruszeń nie będą w stanie rozpatrzyć zgłoszenia.
3. Zespół ds. naruszeń w imieniu Organu publicznego, który przyjął zgłoszenie zewnętrzne, przesyła Sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że Sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub Organ publiczny ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości Sygnalisty.
4. Zespół ds. naruszeń dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Organu publicznego, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
5. W celu weryfikacji zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych członkowie Zespołu ds. naruszeń mogą przetwarzać dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz świadków zgłoszonego zdarzenia bez ich zgody.
6. Z każdego posiedzenia Zespół ds. naruszeń sporządza notatkę służbową. Wyjaśnienia i informacje przekazane przez osoby wezwane zapisywane są w protokole. Wszelkie dokumenty związane z rozpatrywaniem zgłoszenia, w tym notatki służbowe oraz protokoły objęte są zasadami poufności.
7. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Organu publicznego, Zespół ds. naruszeń rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne oraz podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności, z zachowaniem poszanowania godności, dobrego imienia wszystkich osób zaangażowanych w sprawę. W trakcie podjętych działań następczych wszelkie informacje zawarte w zgłoszeniu podlegają weryfikacji oraz obiektywnej ocenie.
8. Organ publiczny może zwrócić się do Sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu lub wykorzystując system informatyczny przyjęty przez Organ publiczny na potrzeby przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli Sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, Organ publiczny odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
9. Organ publiczny może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego Sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Organ publiczny informuje Sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia – pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym Sygnalisty.
10. W uzasadnionych przypadkach w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego Organ publiczny może przekazać zgłoszenie zewnętrzne: jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym lub innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.
11. Organ publiczny przekazuje bez zbędnej zwłoki właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu zewnętrznym w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez takie instytucje, organy lub jednostki, jeżeli przewidują to przepisy odrębne.
12. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Organu publicznego – Zespół ds. naruszeń przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych – oraz informuje o tym Sygnalistę.
13. Na żądanie Sygnalisty Organ publiczny wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 Ustawy (zakaz działań odwetowych).
14. Zespół ds. naruszeń w imieniu Organu publicznego przekazuje Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. Przy czym w uzasadnionych przypadkach informacja zwrotna może być przekazana Sygnaliście w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym Sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w zdaniu pierwszym.
15. Organ publiczny informuje Sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.
16. Organ publiczny odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz informuje Sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
17. Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, Organ publiczny może poinformować Sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Poinformowanie Sygnalisty nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania. Informacja przekazana Sygnaliście zawiera pouczenie w tym zakresie.
18. Jeśli w trakcie prowadzonego postępowania zgłoszone fakty nie zostaną potwierdzone, postępowanie wyjaśniające ulega zakończeniu.
19. Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego okaże się, że Zgłaszający, który uprzednio otrzymał status Sygnalisty, działał w złej wierze – zostaje on pozbawiony ochrony przewidzianej dla Sygnalisty.
§ 6 Ochrona Sygnalisty
1. Sygnalistą jest każda osoba, która przesyła informacje o naruszeniu prawa i nie robi tego ze względu na swój interes prawny.
2. Sygnalista nie jest świadkiem w postępowaniu, które zostanie zainicjowane na skutek jego zgłoszenia, nie jest też uczestnikiem ani stroną wszczętego postępowania.
3. Zakazane jest podejmowanie wobec Sygnalisty działań odwetowych, gróźb lub prób zastosowania takich działań, nawet jeśli zgłoszenie zostało złożone w dobrej wierze, a postępowanie wyjaśniające wykazało, że żadne naruszenie prawa nie miało miejsca.
4. Działania odwetowe nie mogą być skierowane również wobec osób powiązanych z Sygnalistą, w tym współpracowników lub osób najbliższych Sygnalisty.
5. W przypadku, gdyby zostały podjęte jakiekolwiek działania odwetowe, Sygnaliście przysługuje prawo do odszkodowania. Sygnalista powinien natychmiast powiadomić o takiej sytuacji Zespół ds. naruszeń.
6. Sygnalista jest chroniony przed wszelkimi formami represji, dyskryminacji, mobbingu oraz innymi formami niekorzystnego lub niesprawiedliwego traktowania.
7. Ochrona nie obejmuje Sygnalisty, który był jednocześnie sprawcą, współsprawcą lub pomocnikiem w popełnieniu naruszenia prawa.
8. Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
9. Dane osoby, której nadano status Sygnalisty, podlegają specjalnej ochronie, mającej na celu zminimalizowanie ryzyka osobistego dla zgłaszającego naruszenia, w tym potencjalnych negatywnych konsekwencji ze strony osób lub podmiotów, których dotyczy zgłoszenie.
10. Dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości oraz inne informacje, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość Sygnalisty nie podlegają ujawnieniu, chyba że Sygnalista wyrazi zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
11. Przepisu pkt. 10 nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
12. Przed dokonaniem ujawnienia, o którym mowa w pkt. 11, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym Sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
13. Organ publiczny po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
14. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f RODO nie stosuje się, chyba że Sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 Ustawy lub wyrazi wyraźną zgodę na udostępnienie jego danych.
15. Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g RODO nie stosuje się, chyba że Sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 Ustawy lub wyrazi wyraźną zgodę na udostępnienie jego danych.
16. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanymi tymi działaniami.
17. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych Sygnalisty, osoby powiązanej z Sygnalistą, osoby której dotyczy zgłoszenie, osób trzecich wskazanych w zgłoszeniu, świadków naruszenia oraz innych osób zaangażowanych w sprawę stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Procedury.
18. Zgłoszenia Sygnalistów zapisywane są w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych jako odrębne sprawy z unikalną sygnaturą, w celu zminimalizowania ryzyka ujawnienia ich danych na późniejszych etapach postępowania.
19. Sygnalista nie jest zobowiązany do podawania dodatkowych danych osobowych poza tymi, które zawarł w zgłoszeniu, nawet jeśli nie pozwalają one na jego pełną identyfikację.
§ 7 Rejestr zgłoszeń zewnętrznych
1. Zgłoszenia naruszeń, bez względu na dalszy przebieg postępowania wyjaśniającego, są rejestrowane w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszej Procedury.
2. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych zawiera następujące informacje:
a) numer zgłoszenia;
b) przedmiot naruszenia prawa;
c) dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
d) adres do kontaktu Sygnalisty, chyba że zgłoszenie zostało dokonane anonimowo;
e) data dokonania zgłoszenia;
f) informacja o podjętych działaniach następczych;
g) informacja o wydaniu zaświadczenia potwierdzającego, że Sygnalista podlega ochronie;
h) data zakończenia sprawy;
i) informacja o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego Sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym;
j) szacunkowa szkoda majątkowa, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia – o ile Organ publiczny posiada te dane.
3. Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
4. Na podstawie prowadzonego Rejestru zgłoszeń zewnętrznych, Zespół ds. naruszeń za każdy rok kalendarzowy sporządza sprawozdanie zawierające dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych, obejmujące:
a) liczbę przyjętych zgłoszeń zewnętrznych;
b) liczbę postępowań wyjaśniających i postępowań wszczętych w wyniku przyjętych zgłoszeń zewnętrznych oraz informacje na temat wyniku tych postępowań;
c) szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń będących przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego – o ile Organ publiczny taką informację posiada.
5. Sprawozdanie nie obejmuje danych osobowych ani informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.
6. Sprawozdanie Organ publiczny przekazuje Rzecznikowi Praw Obywatelskich w terminie do dnia 31 marca roku następującego po roku, za jaki sprawozdanie jest sporządzane.